Doxis4 Aktenverwaltung

Für Ordnung und Transparenz im Archiv

Die Doxis4 Aktenverwaltung verwaltet äußerst effizient physisches Schrift­gut. Die Indizierung erfolgt dabei automatisiert durch eine HL7-Schnittstelle zum KIS. Dazu erhält die Doxis4 Aktenverwaltung mit der Patientenaufnahme den Auftrag, eine neue Patienten- und/oder Fall­akte anzulegen. Nach Entlassung des Patienten und Freigabe durch den be­handelnden Arzt wird die Fallakte an das Archiv übergeben. Dort wird sie in die Doxis4 Aktenverwaltung durch eine einfache Statusänderung eingebucht.

Die in Doxis4 integrierte Lieferverwaltung dokumentiert den kom­plet­ten Laufweg von der Papierakte über das Archiv bis zur Digitalisierung und den Rücklauf der digitalen Akten. Die ab­geschlos­senen Patienten­akten werden in einer Archivbox bis zum Abtransport zum Scan-Dienstleister gelagert. Vor dem Versand wird die Akte ausgebucht und parallel ein elektronischer Lieferschein erstellt, der ausgedruckt auf Papier oder in elektronischer Form an den Scan-Dienstleister versandt werden kann.

Werden Akten durch Stationen angefordert, ist die integrierte Ausleih­verwaltung eine große Hilfe. Sie garantiert einen aktuellen Überblick, wo sich Ihre Akten gerade befinden. Über das Mahnwesen wird sicher­gestellt, dass ausgeliehene Akten auch ihren Weg zurück ins Archiv finden.

Ihre Vorteile:

• elektronische Inventarisierung der Papierakten
• integrierte Ausleihverwaltung zeigt wo Akten sich gerade befinden
• automatisiertes Mahnwesen, zur Rückforderung ausgeliehener Akten
• stets abrufbarer aktueller Status der Akten
• optionale HL7-Schnittstelle ermöglicht direkten Zugriff auf Patienten-,
  Fall- und Bewegungsdaten
• nachgereichte Belege im Archiv selbst scannen und erfassen
• Historie zeigt Laufwege, Verbleib und Zugriff auf Archivgüter